Recebi uma tabela dessas esses dias e achei incrível os dados apresentados!
No cenário super demandante e sempre em evolução da Tecnologia da Informação, a habilidade de multitarefa é frequentemente considerada valiosa.
Mas pode surpreender a alguns que dados empíricos sugerem que o malabarismo simultâneo de múltiplos projetos pode ser prejudicial à produtividade e eficiência.
O conceito de alternância de contexto, formulado pelo especialista em performance Todd Herman, ilustra essa realidade de forma muita clara e objetiva.
Conforme demonstrado na tabela da imagem, a gestão de um único projeto permite a dedicação de 100% do tempo disponível sem perdas devido à alternância de contexto.
À medida que o número de projetos simultâneos aumenta para dois, observa-se que apenas 40% do tempo é efetivamente aplicado a cada projeto, elevando a perda por alternância de contexto para 20%.
Esta perda cresce exponencialmente à medida que mais projetos são adicionados ao portfólio de uma equipe, chegando a uma significativa redução de tempo aplicado por projeto e uma perda de 75% quando se gerencia cinco projetos simultaneamente.
Ou seja, é muito tempo desperdiçado tão e simplesmente pela perda de contexto e por não ser capaz de colocar foco em um entrega específica.
Este fenômeno impacta diretamente a produtividade dos times, basta conversar com as pessoas e perceber esse reflexo na prática.
A alternância frequente de prioridades e a mudança repentina de foco de uma atividade ou projeto para outro não apenas despendem um tempo considerável, mas também dissipam o esforço mental acumulado.
Cada troca de contexto implica um "custo" cognitivo que se traduz em tempo e esforço, reduzindo a eficiência geral e a capacidade de entrega dos resultados esperados.
A base teórica que suporta esses números reside no princípio de que o cérebro humano, embora capaz de processar uma vasta quantidade de informações, é menos eficiente quando forçado a alternar rapidamente entre diferentes tarefas.
A perda de tempo e esforço a cada troca de contexto pode resultar em projetos que levam mais tempo para serem concluídos, qualidade comprometida e, em última análise, um impacto negativo sobre a moral da equipe.
Nesse sentido, sigo defendendo, agora com alguma base teórica e com números como suporte, uma abordagem que valorize o foco e a dedicação a projetos individuais ou a uma quantidade limitada de iniciativas simultâneas.
Este é um princípio que está alinhado com as melhores práticas de governança de TI e gestão de projetos, permitindo que as equipes entreguem resultados de maior qualidade, dentro do prazo e orçamento previstos, ao mesmo tempo em que mantêm um nível elevado de satisfação profissional e bem-estar.
E aqui entra a importância da liderança para mudar esse cenário, reconhecendo as armadilhas da cultura de multitarefa e buscando estratégias para permitir que os times tenham mais foco, minimizando as alternâncias de contexto e assim promovendo a produtividade e a eficácia operacional.