A definição e o desenho de processos no contexto da gestão de TI são componentes críticos para assegurar que as organizações atinjam seus objetivos estratégicos.
Nesse sentido se mostra muito relevante detalhar o racional por trás da definição e desenho dos processos conforme delineado pelo CIO Codex Framework, com especial ênfase no IT Reference Model.
Este framework é um guia abrangente que ajuda as organizações a estruturar suas operações de TI de forma eficaz, enquanto mantém a flexibilidade necessária para inovação e personalização.
O IT Reference Model é uma ferramenta vital que oferece uma visão geral dos principais processos em cada capability, sem prescrever exaustivamente como esses processos devem ser executados, permitindo que cada organização desenvolva suas próprias abordagens.
A definição e o desenho de processos no IT Reference Model do CIO Codex Framework seguem um racional estruturado e flexível.
Cada processo é parte integrante de uma capability, reconhecendo as características únicas de cada organização e promovendo a inovação.
A abordagem PDCA assegura a melhoria contínua, enquanto a periodicidade, a decomposição das atividades e as matrizes RACI e DARE fornecem uma visão clara e detalhada de como os processos devem ser geridos.
Este framework não apenas facilita a implementação eficaz dos processos, mas também promove a inovação e a excelência operacional, permitindo que cada organização adapte e refine seus processos conforme suas necessidades específicas.
Este enfoque estruturado, mas flexível, garante que as organizações possam responder às mudanças no ambiente de negócios e nas tecnologias, mantendo-se competitivas e eficazes em suas operações de TI.
Processos como Parte Integrante das Capabilities
O CIO Codex Framework posiciona os processos como elementos centrais de cada capability no IT Reference Model.
As capabilities são unidades funcionais que englobam um conjunto de processos interligados, que quando bem executados, garantem que a organização de TI entregue valor de forma eficiente e eficaz.
Cada capability é desenhada para suportar um aspecto específico da operação de TI, seja arquitetura e visão tecnológica, desenvolvimento de soluções, operações de infraestrutura, ou governança e transformação de TI.
Portanto, a definição clara de processos dentro de cada capability é essencial para que as atividades de TI sejam realizadas de maneira coesa e direcionada.
Características Organizacionais e Inovação
O CIO Codex Framework reconhece que cada organização possui características únicas que influenciam a execução e otimização de seus processos.
Essa individualidade deve ser considerada ao desenvolver processos internos, permitindo a personalização e inovação.
O IT Reference Model fornece uma visão geral dos processos principais em cada capability, mas não impõe um modelo rígido de execução.
Em vez disso, encoraja as organizações a adaptar e refinar esses processos de acordo com suas necessidades específicas, promovendo uma cultura de inovação contínua. Este espaço para customização é crucial para que as organizações possam se diferenciar e alcançar a excelência operacional.
Abordagem PDCA no IT Reference Model
A abordagem PDCA (Plan, Do, Check, Act) é fundamental para a metodologia do IT Reference Model. Esta abordagem promove a melhoria contínua, um princípio central na gestão de qualidade.
No contexto do IT Reference Model, os processos macro são identificados para cada capability e classificados de acordo com a fase do ciclo PDCA à qual estão mais alinhados.
Esta classificação orienta as organizações na implementação de um ciclo contínuo de planejamento, execução, verificação e ação corretiva.
A integração do ciclo PDCA assegura que os processos estejam sempre em evolução, adaptando-se às mudanças no ambiente de negócios e nas tecnologias, garantindo que permaneçam relevantes e eficazes.
Visão de Periodicidade
A definição da periodicidade de cada processo é outro aspecto importante oferecido pelo IT Reference Model.
A periodicidade fornece uma referência sobre a frequência com que cada processo deve ser revisado e atualizado. Isso varia de processos ad-hoc, que ocorrem conforme a necessidade, até processos que são revisados anualmente.
A periodicidade ajuda as organizações a priorizar suas atividades e a gerir o tempo de forma eficiente, assegurando que os processos críticos sejam monitorados e revisados regularmente.
Essa visão temporal é essencial para a manutenção da eficiência operacional e para garantir que os processos estejam alinhados com os objetivos estratégicos da organização.
Abordagem Inspirada no BPMN
Para facilitar a compreensão e a implementação, cada processo foi decomposto em atividades utilizando uma abordagem inspirada no BPMN (Business Process Model and Notation).
Esta decomposição permite uma visualização clara e estruturada das etapas envolvidas em cada processo, facilitando a análise e a implementação.
A abordagem BPMN é usada como uma ferramenta de referência, permitindo que as organizações visualizem os fluxos de trabalho e identifiquem áreas para melhorias.
No entanto, os detalhes e a execução efetiva de cada processo devem ser definidos por cada organização, refletindo suas particularidades e buscando a excelência operacional.
Inputs e Outputs de Cada Atividade
A identificação clara dos inputs e outputs de cada atividade é crucial para assegurar a coesão e a continuidade dos processos.
Cada processo foi desenhado prevendo quais artefatos, produtos ou documentos são esperados como inputs e outputs.
Esta visão referencial facilita a compreensão de como cada atividade se conecta com as demais, garantindo que todas as informações necessárias estejam disponíveis no momento certo.
A clareza nos inputs e outputs é fundamental para a execução eficiente das atividades, permitindo que os processos fluam de maneira suave e que os resultados esperados sejam alcançados.
Visão da Matriz RACI
Para enriquecer o modelo referencial de processos, foi gerada uma visão da matriz RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) para cada processo e suas respectivas atividades.
A matriz RACI define claramente os papéis e responsabilidades de cada área, utilizando as áreas candidatas previstas no modelo organizacional geral apresentado no capítulo "What - Information Technology".
Esta definição ajuda a evitar ambiguidades, garantindo que todos os envolvidos saibam exatamente o que se espera deles.
A matriz RACI promove a eficiência e a responsabilidade na execução dos processos, assegurando que todos os participantes estejam alinhados e cientes de suas funções e responsabilidades.
Visão da Matriz DARE
Além da matriz RACI, foi também gerada uma matriz DARE (Develop, Approve, Review, Execute) para cada atividade de cada processo.
Esta matriz promove a diversidade de abordagens, garantindo que diferentes perspectivas sejam consideradas durante o desenvolvimento, aprovação, revisão e execução das atividades.
A inclusão de várias áreas internas no processo de definição e execução assegura que todas as facetas do processo sejam consideradas, resultando em soluções mais robustas e eficazes.
A matriz DARE complementa a matriz RACI, fornecendo uma visão detalhada dos papéis específicos que cada área deve desempenhar, promovendo a colaboração e a inovação.
