Develop Budget Plans
Desenvolver planos detalhados para a gestão do orçamento de TI é uma tarefa fundamental que visa garantir que todos os recursos financeiros sejam alocados de maneira eficiente e estratégica.
Este processo envolve a coleta de informações detalhadas sobre as necessidades de TI, incluindo projetos, manutenção de sistemas existentes, atualizações de infraestrutura e iniciativas de inovação.
Com base nessas informações, são criados planos orçamentários que consideram tanto os custos fixos quanto variáveis, além de prever contingências para eventos imprevistos.
A elaboração desses planos deve ser alinhada com os objetivos estratégicos da organização, garantindo que os investimentos em TI suportem e impulsionem as metas de negócio.
Além disso, é crucial estabelecer mecanismos de governança para monitorar e controlar a execução do orçamento, assegurando a transparência e a prestação de contas.
- PDCA focus: Plan
- Periodicidade: Anual
| # | Nome da Atividade | Descrição | Inputs | Outputs | RACI | DARE |
| 1 | Gather Budget Information | Coletar informações sobre as necessidades de TI, incluindo projetos e manutenção. | Requisitos de projetos, dados históricos de gastos | Informações orçamentárias coletadas | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: Finance; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Architecture & Technology Visioning; Executer: IT Governance & Transformation |
| 2 | Define Budget Categories | Definir as categorias orçamentárias que serão utilizadas para alocação de recursos. | Informações orçamentárias coletadas | Categorias orçamentárias definidas | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: Finance; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
| 3 | Develop Budget Estimates | Desenvolver estimativas orçamentárias detalhadas para cada categoria definida. | Categorias orçamentárias, dados históricos | Estimativas orçamentárias desenvolvidas | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: Finance; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
| 4 | Create Budget Plan Document | Criar o documento do plano orçamentário detalhado, incluindo todas as estimativas. | Estimativas orçamentárias | Documento do plano orçamentário | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: Finance; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Architecture & Technology Visioning; Executer: IT Governance & Transformation |
| 5 | Review and Approve Budget Plan | Revisar e aprovar o plano orçamentário final com todas as partes interessadas. | Documento do plano orçamentário | Plano orçamentário aprovado | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
Identify Budget Requirements
Identificar os requisitos orçamentários para TI é um passo crucial que assegura que todos os aspectos das operações e iniciativas tecnológicas sejam considerados e financiados de maneira adequada.
Este processo envolve a análise detalhada das necessidades de todas as áreas de TI, incluindo projetos futuros, manutenção de sistemas existentes, atualizações de infraestrutura e inovação.
Além disso, é essencial considerar as tendências de mercado e as melhores práticas para garantir que o orçamento reflita as realidades econômicas e as prioridades estratégicas da organização.
A documentação dos requisitos orçamentários deve ser precisa e completa, facilitando a elaboração de um orçamento que suporte eficazmente os objetivos de TI e da organização como um todo.
- PDCA focus: Plan
- Periodicidade: Anual
| # | Nome da Atividade | Descrição | Inputs | Outputs | RACI | DARE |
| 1 | Conduct Needs Assessment | Realizar avaliação das necessidades de todas as áreas de TI. | Feedback de stakeholders, dados históricos | Avaliação de necessidades realizada | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Architecture & Technology Visioning; Executer: IT Governance & Transformation |
| 2 | Collect Requirement Data | Coletar dados detalhados dos requisitos orçamentários para projetos e operações. | Avaliação de necessidades | Dados de requisitos coletados | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
| 3 | Analyze Financial Trends | Analisar as tendências financeiras e de mercado que podem impactar o orçamento. | Dados de requisitos, análise de mercado | Análise de tendências realizada | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: Finance; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
| 4 | Document Budget Requirements | Documentar os requisitos orçamentários detalhadamente. | Análise de tendências, dados de requisitos | Requisitos orçamentários documentados | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Architecture & Technology Visioning; Executer: IT Governance & Transformation |
| 5 | Validate Requirements with Stakeholders | Validar os requisitos orçamentários com todas as partes interessadas. | Requisitos documentados | Requisitos validados | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
Execute Budget Management Activities
Executar as atividades de gestão orçamentária conforme planejado é essencial para garantir que os recursos financeiros sejam utilizados de maneira eficiente e estratégica.
Este processo envolve a implementação dos planos orçamentários desenvolvidos, assegurando que todos os gastos sejam monitorados e controlados em conformidade com o orçamento aprovado.
Inclui a alocação de recursos para projetos específicos, a supervisão contínua das despesas e a realização de ajustes conforme necessário para lidar com mudanças nas prioridades ou nas condições econômicas.
A comunicação constante com todas as partes interessadas é crucial para assegurar a transparência e a responsabilidade financeira.
- PDCA focus: Do
- Periodicidade: Contínua
| # | Nome da Atividade | Descrição | Inputs | Outputs | RACI | DARE |
| 1 | Allocate Resources | Alocar recursos financeiros conforme o orçamento aprovado. | Plano orçamentário aprovado | Recursos alocados | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: Finance; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
| 2 | Monitor Expenditures | Monitorar continuamente as despesas em relação ao orçamento. | Dados financeiros, plano orçamentário | Relatórios de monitoramento | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
| 3 | Adjust Allocations | Realizar ajustes nas alocações conforme necessário para atender às mudanças. | Relatórios de monitoramento | Alocações ajustadas | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Architecture & Technology Visioning; Executer: IT Governance & Transformation |
| 4 | Communicate Financial Status | Comunicar o status financeiro e quaisquer ajustes para as partes interessadas. | Relatórios de monitoramento, ajustes | Status financeiro comunicado | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
| 5 | Review Budget Performance | Revisar periodicamente o desempenho orçamentário e fazer recomendações. | Status financeiro, feedback de stakeholders | Relatório de desempenho orçamentário | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
Monitor Budget Performance
Monitorar continuamente o desempenho orçamentário de TI é crucial para garantir que os gastos estejam alinhados com o orçamento aprovado e para identificar rapidamente quaisquer desvios.
Este processo envolve a coleta e análise de dados financeiros, a comparação dos gastos reais com as previsões orçamentárias e a identificação de áreas que necessitam de ajustes.
A utilização de indicadores-chave de desempenho (KPIs) permite uma avaliação objetiva e mensurável do desempenho financeiro, facilitando a tomada de decisões informadas.
A comunicação dos resultados do monitoramento para as partes interessadas é essencial para assegurar a transparência e o alinhamento com os objetivos estratégicos da organização.
- PDCA focus: Check
- Periodicidade: Mensal
| # | Nome da Atividade | Descrição | Inputs | Outputs | RACI | DARE |
| 1 | Define Budget KPIs | Definir indicadores-chave de desempenho para monitorar a gestão orçamentária. | Objetivos financeiros, benchmarks | KPIs definidos | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: Finance; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Architecture & Technology Visioning; Executer: IT Governance & Transformation |
| 2 | Collect Budget Data | Coletar dados de desempenho relacionados ao orçamento. | Ferramentas de monitoramento, relatórios financeiros | Dados orçamentários coletados | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: Finance; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
| 3 | Analyze Budget Performance | Analisar os dados coletados para avaliar a eficácia da gestão orçamentária. | Dados orçamentários coletados | Análise de desempenho orçamentário | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: Finance; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
| 4 | Identify Budget Discrepancies | Identificar possíveis discrepâncias e falhas no orçamento. | Análise de desempenho, relatórios de incidentes | Discrepâncias identificadas | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: Finance; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Architecture & Technology Visioning; Executer: IT Governance & Transformation |
| 5 | Report Budget Performance | Relatar o desempenho orçamentário para as partes interessadas. | Análise de desempenho orçamentário | Relatório de desempenho orçamentário | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
Review and Optimize Budget Processes
Revisar e otimizar continuamente os processos de gestão orçamentária com base nos resultados obtidos é essencial para assegurar a eficiência e a precisão das transações financeiras de TI.
Este processo envolve a análise dos dados de desempenho, a identificação de oportunidades de melhoria e a implementação de ajustes necessários nos sistemas e processos de gestão orçamentária.
A revisão deve considerar as melhores práticas do mercado e as lições aprendidas de ciclos anteriores para garantir que os processos estejam atualizados e eficazes.
A comunicação das melhorias implementadas é crucial para garantir a adesão e o entendimento por parte de todas as partes interessadas.
- PDCA focus: Act
- Periodicidade: Semestral
| # | Nome da Atividade | Descrição | Inputs | Outputs | RACI | DARE |
| 1 | Evaluate Budget Performance | Avaliar os resultados da gestão orçamentária com base em KPIs. | Relatórios de desempenho, KPIs | Relatório de avaliação orçamentária | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: Finance; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
| 2 | Identify Improvement Areas | Identificar áreas de melhoria nos processos de gestão orçamentária. | Relatório de avaliação orçamentária | Áreas de melhoria identificadas | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: Finance; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
| 3 | Develop Improvement Plan | Desenvolver um plano detalhado para melhorar os processos de gestão orçamentária. | Áreas de melhoria identificadas | Plano de melhoria desenvolvido | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: Finance; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Architecture & Technology Visioning; Executer: IT Governance & Transformation |
| 4 | Implement Process Improvements | Implementar as melhorias conforme o plano desenvolvido. | Plano de melhoria desenvolvido | Melhorias implementadas | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: Finance; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
| 5 | Communicate Process Updates | Comunicar as atualizações dos processos de gestão orçamentária para as partes interessadas. | Melhorias implementadas | Atualizações comunicadas | Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: Finance; Informed: All areas | Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Architecture & Technology Visioning; Executer: IT Governance & Transformation |
