Develop Budget Plans
Desenvolver planos detalhados para a gestão do orçamento de TI é uma tarefa fundamental que visa garantir que todos os recursos financeiros sejam alocados de maneira eficiente e estratégica.
Este processo envolve a coleta de informações detalhadas sobre as necessidades de TI, incluindo projetos, manutenção de sistemas existentes, atualizações de infraestrutura e iniciativas de inovação.
Com base nessas informações, são criados planos orçamentários que consideram tanto os custos fixos quanto variáveis, além de prever contingências para eventos imprevistos.
A elaboração desses planos deve ser alinhada com os objetivos estratégicos da organização, garantindo que os investimentos em TI suportem e impulsionem as metas de negócio.
Além disso, é crucial estabelecer mecanismos de governança para monitorar e controlar a execução do orçamento, assegurando a transparência e a prestação de contas.
· PDCA focus: Plan
· Periodicidade: Anual
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# |
Nome da Atividade |
Descrição |
Inputs |
Outputs |
RACI |
DARE |
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1 |
Gather Budget Information |
Coletar informações sobre as necessidades de TI, incluindo projetos e manutenção. |
Requisitos de projetos, dados históricos de gastos |
Informações orçamentárias coletadas |
Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: Finance; Informed: All areas |
Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Architecture & Technology Visioning; Executer: IT Governance & Transformation |
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2 |
Define Budget Categories |
Definir as categorias orçamentárias que serão utilizadas para alocação de recursos. |
Informações orçamentárias coletadas |
Categorias orçamentárias definidas |
Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: Finance; Informed: All areas |
Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
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3 |
Develop Budget Estimates |
Desenvolver estimativas orçamentárias detalhadas para cada categoria definida. |
Categorias orçamentárias, dados históricos |
Estimativas orçamentárias desenvolvidas |
Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: Finance; Informed: All areas |
Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
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4 |
Create Budget Plan Document |
Criar o documento do plano orçamentário detalhado, incluindo todas as estimativas. |
Estimativas orçamentárias |
Documento do plano orçamentário |
Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: Finance; Informed: All areas |
Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Architecture & Technology Visioning; Executer: IT Governance & Transformation |
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5 |
Review and Approve Budget Plan |
Revisar e aprovar o plano orçamentário final com todas as partes interessadas. |
Documento do plano orçamentário |
Plano orçamentário aprovado |
Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas |
Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
Identify Budget Requirements
Identificar os requisitos orçamentários para TI é um passo crucial que assegura que todos os aspectos das operações e iniciativas tecnológicas sejam considerados e financiados de maneira adequada.
Este processo envolve a análise detalhada das necessidades de todas as áreas de TI, incluindo projetos futuros, manutenção de sistemas existentes, atualizações de infraestrutura e inovação.
Além disso, é essencial considerar as tendências de mercado e as melhores práticas para garantir que o orçamento reflita as realidades econômicas e as prioridades estratégicas da organização.
A documentação dos requisitos orçamentários deve ser precisa e completa, facilitando a elaboração de um orçamento que suporte eficazmente os objetivos de TI e da organização como um todo.
· PDCA focus: Plan
· Periodicidade: Anual
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# |
Nome da Atividade |
Descrição |
Inputs |
Outputs |
RACI |
DARE |
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1 |
Conduct Needs Assessment |
Realizar avaliação das necessidades de todas as áreas de TI. |
Feedback de stakeholders, dados históricos |
Avaliação de necessidades realizada |
Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas |
Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Architecture & Technology Visioning; Executer: IT Governance & Transformation |
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2 |
Collect Requirement Data |
Coletar dados detalhados dos requisitos orçamentários para projetos e operações. |
Avaliação de necessidades |
Dados de requisitos coletados |
Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas |
Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
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3 |
Analyze Financial Trends |
Analisar as tendências financeiras e de mercado que podem impactar o orçamento. |
Dados de requisitos, análise de mercado |
Análise de tendências realizada |
Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: Finance; Informed: All areas |
Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
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4 |
Document Budget Requirements |
Documentar os requisitos orçamentários detalhadamente. |
Análise de tendências, dados de requisitos |
Requisitos orçamentários documentados |
Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas |
Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Architecture & Technology Visioning; Executer: IT Governance & Transformation |
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5 |
Validate Requirements with Stakeholders |
Validar os requisitos orçamentários com todas as partes interessadas. |
Requisitos documentados |
Requisitos validados |
Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas |
Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
Execute Budget Management Activities
Executar as atividades de gestão orçamentária conforme planejado é essencial para garantir que os recursos financeiros sejam utilizados de maneira eficiente e estratégica.
Este processo envolve a implementação dos planos orçamentários desenvolvidos, assegurando que todos os gastos sejam monitorados e controlados em conformidade com o orçamento aprovado.
Inclui a alocação de recursos para projetos específicos, a supervisão contínua das despesas e a realização de ajustes conforme necessário para lidar com mudanças nas prioridades ou nas condições econômicas.
A comunicação constante com todas as partes interessadas é crucial para assegurar a transparência e a responsabilidade financeira.
· PDCA focus: Do
· Periodicidade: Contínua
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# |
Nome da Atividade |
Descrição |
Inputs |
Outputs |
RACI |
DARE |
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1 |
Allocate Resources |
Alocar recursos financeiros conforme o orçamento aprovado. |
Plano orçamentário aprovado |
Recursos alocados |
Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: Finance; Informed: All areas |
Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
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2 |
Monitor Expenditures |
Monitorar continuamente as despesas em relação ao orçamento. |
Dados financeiros, plano orçamentário |
Relatórios de monitoramento |
Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas |
Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
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3 |
Adjust Allocations |
Realizar ajustes nas alocações conforme necessário para atender às mudanças. |
Relatórios de monitoramento |
Alocações ajustadas |
Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas |
Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Architecture & Technology Visioning; Executer: IT Governance & Transformation |
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4 |
Communicate Financial Status |
Comunicar o status financeiro e quaisquer ajustes para as partes interessadas. |
Relatórios de monitoramento, ajustes |
Status financeiro comunicado |
Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas |
Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
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5 |
Review Budget Performance |
Revisar periodicamente o desempenho orçamentário e fazer recomendações. |
Status financeiro, feedback de stakeholders |
Relatório de desempenho orçamentário |
Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas |
Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
Monitor Budget Performance
Monitorar continuamente o desempenho orçamentário de TI é crucial para garantir que os gastos estejam alinhados com o orçamento aprovado e para identificar rapidamente quaisquer desvios.
Este processo envolve a coleta e análise de dados financeiros, a comparação dos gastos reais com as previsões orçamentárias e a identificação de áreas que necessitam de ajustes.
A utilização de indicadores-chave de desempenho (KPIs) permite uma avaliação objetiva e mensurável do desempenho financeiro, facilitando a tomada de decisões informadas.
A comunicação dos resultados do monitoramento para as partes interessadas é essencial para assegurar a transparência e o alinhamento com os objetivos estratégicos da organização.
· PDCA focus: Check
· Periodicidade: Mensal
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# |
Nome da Atividade |
Descrição |
Inputs |
Outputs |
RACI |
DARE |
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1 |
Define Budget KPIs |
Definir indicadores-chave de desempenho para monitorar a gestão orçamentária. |
Objetivos financeiros, benchmarks |
KPIs definidos |
Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: Finance; Informed: All areas |
Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Architecture & Technology Visioning; Executer: IT Governance & Transformation |
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2 |
Collect Budget Data |
Coletar dados de desempenho relacionados ao orçamento. |
Ferramentas de monitoramento, relatórios financeiros |
Dados orçamentários coletados |
Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: Finance; Informed: All areas |
Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
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3 |
Analyze Budget Performance |
Analisar os dados coletados para avaliar a eficácia da gestão orçamentária. |
Dados orçamentários coletados |
Análise de desempenho orçamentário |
Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: Finance; Informed: All areas |
Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
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4 |
Identify Budget Discrepancies |
Identificar possíveis discrepâncias e falhas no orçamento. |
Análise de desempenho, relatórios de incidentes |
Discrepâncias identificadas |
Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: Finance; Informed: All areas |
Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Architecture & Technology Visioning; Executer: IT Governance & Transformation |
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5 |
Report Budget Performance |
Relatar o desempenho orçamentário para as partes interessadas. |
Análise de desempenho orçamentário |
Relatório de desempenho orçamentário |
Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: All areas; Informed: All areas |
Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
Review and Optimize Budget Processes
Revisar e otimizar continuamente os processos de gestão orçamentária com base nos resultados obtidos é essencial para assegurar a eficiência e a precisão das transações financeiras de TI.
Este processo envolve a análise dos dados de desempenho, a identificação de oportunidades de melhoria e a implementação de ajustes necessários nos sistemas e processos de gestão orçamentária.
A revisão deve considerar as melhores práticas do mercado e as lições aprendidas de ciclos anteriores para garantir que os processos estejam atualizados e eficazes.
A comunicação das melhorias implementadas é crucial para garantir a adesão e o entendimento por parte de todas as partes interessadas.
· PDCA focus: Act
· Periodicidade: Semestral
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# |
Nome da Atividade |
Descrição |
Inputs |
Outputs |
RACI |
DARE |
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1 |
Evaluate Budget Performance |
Avaliar os resultados da gestão orçamentária com base em KPIs. |
Relatórios de desempenho, KPIs |
Relatório de avaliação orçamentária |
Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: Finance; Informed: All areas |
Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
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2 |
Identify Improvement Areas |
Identificar áreas de melhoria nos processos de gestão orçamentária. |
Relatório de avaliação orçamentária |
Áreas de melhoria identificadas |
Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: Finance; Informed: All areas |
Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Data, AI & New Technology; Executer: IT Governance & Transformation |
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3 |
Develop Improvement Plan |
Desenvolver um plano detalhado para melhorar os processos de gestão orçamentária. |
Áreas de melhoria identificadas |
Plano de melhoria desenvolvido |
Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: Finance; Informed: All areas |
Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Architecture & Technology Visioning; Executer: IT Governance & Transformation |
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4 |
Implement Process Improvements |
Implementar as melhorias conforme o plano desenvolvido. |
Plano de melhoria desenvolvido |
Melhorias implementadas |
Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: Finance; Informed: All areas |
Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Solution Engineering & Development; Executer: IT Governance & Transformation |
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5 |
Communicate Process Updates |
Comunicar as atualizações dos processos de gestão orçamentária para as partes interessadas. |
Melhorias implementadas |
Atualizações comunicadas |
Responsible: IT Governance & Transformation; Accountable: IT Governance & Transformation; Consulted: Finance; Informed: All areas |
Decider: IT Governance & Transformation; Advisor: Finance; Recommender: Architecture & Technology Visioning; Executer: IT Governance & Transformation |
